宿泊予約をキャンセルする際に発生するのが、キャンセル料です。
急な予定が入ったり、病気にかかってしまったり、自然災害があったりと、ホテルの予約をキャンセルしなければならない場面は少なくありません。
そこで本記事では、ぜひ知っておきたいホテルのキャンセル料について解説していきます。
キャンセル料はどういうときに発生するのか
そもそも宿泊予約というのは、ホテルと宿泊客との間で交わされる「契約」です。
その「契約」である宿泊約款に定められているのがキャンセルポリシーやキャンセル規約といった宿泊予約の解消に関する取り決めです。
該当する期間にキャンセルをした場合には、キャンセル料を支払う法的な義務が生じます。
いつからどのくらいのキャンセル料が発生するのかはホテルによりさまざまですが、前日や当日にキャンセルをした場合は宿泊代金の全額、3日前なら8割、5日前なら5割、一週間前なら３割、というように、段階的にキャンセル料が定められていることがほとんどです。
しかし、格安予約サイトや特別価格のプランなどの場合は「キャンセル不可」となっていて、全額負担になることがあります。
キャンセル料に関する規定は各予約サイトやホテルのホームページに明記されているはずなので、しっかりと確認してから予約を入れるようにしましょう。
どうしてキャンセル料が発生するのか
大きく分けると、２つ理由があります。
キャンセルにより、本来得られるはずの利益が得られなくなる可能性があるから
ホテルは宿泊予約があった時点でその部屋を確保しているため、キャンセルが発生すると、その日から宿泊日までの期間で再度販売を行わなければなりません。
宿泊日が近ければ近いほど代わりの宿泊客が入る可能性が低くなっていくことから、キャンセル料も段階的に上がっていきます。
すでにホテルで準備を済ませたものの代金
特に宿泊予定日直前のキャンセルでは、すでに食材などを用意していることがあります。
その材料費の埋め合わせなどにキャンセル料が充てられるのです。
宿泊予約のキャンセルの方法
では、ホテルの宿泊予約をキャンセルしなければならないとき、具体的に何をすればよいのでしょうか。
①キャンセルポリシーを確認する
まず、改めてキャンセルポリシーを確認し、「宿泊の何日前だからこれだけのキャンセル料が発生する」というようなことをあらかじめ把握しておきましょう。
②ホテルに連絡を入れる
キャンセルの手続きをするには、ホテルと連絡を取らなければなりません。
インターネット上で予約をした場合はインターネットで、電話で予約をした場合には電話でというように、基本的には予約時と同じ連絡手段を使うことになります。
ただし、異なる場合もあるのでそのホテルの公式サイトなどをチェックしておきましょう。
格安予約サイトや、各種宿泊予約サイトを介して予約をした場合は、予約完了メールや各サイトに書いてある規定に従って手続きを行ってください。
サイト上ではなく、直接ホテルや宿泊施設に電話を入れてキャンセルをしなければならない場合もあります。
③予約変更
予約時の宿泊日の間違いや、宿泊日を変更したいという場合も、キャンセル料が発生する場合があります。
変更を希望する宿泊日がすでに満室の場合もあるので、予約をする際は、十分に確認を行ったうえで予約を入れるようにしましょう。
キャンセル料を支払わなくてもいい場合
先ほど、「宿泊予約は契約で、キャンセル料の支払いは義務だ」と述べましたが、キャンセル料を支払わなくてもよい場合もあります。
最近の例でいうと、新型コロナウイルスなどの感染症に罹患したときなどです。
病気やケガ、自然災害などは不可抗力であるので、ホテル側の好意でキャンセル料を取らないことがあります。
とはいえ契約は契約ですので、いかなる場合でも予約を取り消した側にはキャンセル料の支払いの義務があることを忘れないようにしましょう。
キャンセル料を支払わないとどうなるのか
何度も述べているように、宿泊予約というのは宿泊約款に則った「契約」で、そこにあるキャンセル料の支払いについては義務です。
では、仮にキャンセル料を支払わなければどうなってしまうのでしょうか。
宿泊予約の取り消しに伴うキャンセル料の支払いは法的な義務であるので、当然それを踏み倒したりなどすれば民事訴訟を起こされることがあります。
その場合、圧倒的に有利なのはホテル側です。
キャンセル料だけではなく、訴訟にかかわるお金も請求されることがあります。
しかし、キャンセル料が1件だけなのであれば数千円から数万円程度なので、ホテル側は裁判を起こす手間を惜しむことの方が多いようです。
最近では宿泊料金の支払いを先払いにしたり、デポジット制を導入したり、クレジットカードや電子決済のみに制限するケースも増えてきました。
先払いやクレジットカード払いの場合は、キャンセル料を差し引いた金額が返還されるため、改めてホテルからキャンセル料を請求されることはありません。
インターネット予約の増加に伴ってキャンセル件数も増加傾向にある昨今では、このように支払方法を制限することで、悪質なキャンセル料踏み倒しや重複予約を避けているようです。
まとめ
ホテルのキャンセル料の仕組みについて解説をしました。
ホテルは、宿泊客のために様々な準備をしています。
当日キャンセルなどでは、宿泊日に出される予定だった食材が無駄になってしまい、フードロスにつながることもあります。
やむを得ない理由で宿泊予約の取り消しを余儀なくされることはありますが、なるべくそのようなことがないようにしたいものです。
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